Minggu, 28 Desember 2014
adalah jasa penyelenggaraan
kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana
meyelenggarakan sebuah event. Sebuah EO juga harus berani mengajukan
sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien
serta sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk
memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana
mampu merumuskan konsep acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang
sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan
paling penting justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan
diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah
menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema
besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat
akan semakin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika
sudah punya beberapa portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk
beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau
berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan
untuk suksesnya sebuah event organizer hingga
mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama?
Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau
Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan
memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum,
tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik,
otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony,
atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching,
munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO bisa
mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis
hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan.
Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut
untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa
mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara
yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai
peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga
pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan
sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan
dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan
klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau
EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup
ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat
tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak
yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event
seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan
percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan
promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan
dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa
supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika
dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang
Solid
Elemen yang menentukan juga maju
tidaknya EO, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing,
jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan
manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan
dengan situasu kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan
kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat,
dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting
bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga
untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial
ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada
value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang
sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai
wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi
sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali
lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan
mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan
mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana
mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis
acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO
perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang
diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui
skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan.
Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan
sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut
harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop,
seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran
dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah
mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar
lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot,
sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan
kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang
telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar
progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai
dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan
progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat
kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung
dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal
Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal
kegiatan harus sudah ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama
mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan
dan buat berbeda tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer
yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal
finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti,
Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat
kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi
EO sangat membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan
saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam
bentuk lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini
adalah kreativitas. EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau
kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang
merasa puas mau membayar mahal.
